Công tác văn thư bị nghiêm cấm gì khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 414? UBND tỉnh ban hành chỉ thị quản lý về công tác văn thư ra sao?

Nội dung chính

• Công tác văn thư bị nghiêm cấm gì khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 414?
• UBND tỉnh ban hành chỉ thị tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư ra sao?
• Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản văn thư sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm bảo đảm gì?

Công tác văn thư bị nghiêm cấm gì khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 414?

Căn cứ theo tiết d tiểu mục 1 Mục I Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 quy định về yêu cầu thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu như sau:

I. YÊU CẦU

1. Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:

...

c) Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

d) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

...

Theo đó, đối với Công tác văn thư khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Công tác văn thư bị nghiêm cấm gì khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 414? (Hình từ Internet)

UBND tỉnh ban hành chỉ thị tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư ra sao?

Căn cứ theo tiết d tiểu mục 1 Mục II Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 quy định về nhiệm vụ của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành chỉ thị tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư như sau:

Khẩn trương ban hành Chỉ thị của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư:

- Chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Chỉ đạo người đứng đầu cơ quan, tổ chức khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

- Chỉ đạo đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) xác định phạm vi, khoanh vùng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính để thực hiện bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại địa phương để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản văn thư sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm bảo đảm gì?

Căn cứ theo tiết h tiểu mục 4 Mục II Công văn 414/BNV-VTLTNN năm 2025 quy định về nhiệm vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính như sau:

II. Nhiệm vụ

...

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính

...

g) Chủ tịch UBND cấp huyện giao Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

h) Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới cần kịp thời chỉ đạo:

- Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định.

- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.

- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

Theo đó, đối với việc đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản văn thư sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhằm bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định.