Cách lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK chi tiết, mới nhất 2025?

Nội dung chính

• Cách lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK chi tiết, mới nhất 2025?
• Đối tượng nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân?
• Lương bao nhiêu nộp thuế TNCN?

Cách lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK chi tiết, mới nhất 2025?

Căn cứ Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, Tổng cục Thuế hướng dẫn cách lập danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK như sau:

Cách 1: Nhập thông tin và lưu vào CSDL

Bước 1: Nhập thông tin trên màn hình nhập ngày lập và nhấn nút “Đồng ý”

Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại

+ Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai:

Các chỉ tiêu cần nhập:

- Kèm theo chứng từ nộp NSNN:

+ Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text

+ Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text

+ Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID):

Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị sau đó nhập thông tin chi tiết

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo:

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên >0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhập số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 3: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 2: Nhận thông tin từ file excel và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn link <Mẫu tải bảng kê> để lấy mẫu bảng kê

Bước 2: Nhập thông tin vào file bảng kê excel (các chỉ tiêu giống với nhập trực tiếp trên UD)

Bước 3: Chọn nút <Tải bảng kê>

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng dấu “...” để chọn file đính kèm, sau đó nhấn <Tải dữ liệu>

Bước 5: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 3: Nhận thông tin từ file có cấu trúc (XML) và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn nút <Nhập từ XML>

Bước 2: Chọn file XML

Bước 3: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK chi tiết, mới nhất 2025? (Hình từ Internet)

Đối tượng nào phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định về đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân như sau:

Đối tượng nộp thuế

1. Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân là cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 của Luật này phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 của Luật này phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

2. Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

a) Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;

b) Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

3. Cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này.

Như vậy, đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân gồm:

- Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam

- Cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

Theo đó, cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;

- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

Còn cá nhân không cư trú là người không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007.

Lương bao nhiêu nộp thuế TNCN?

Căn cứ tại các khoản thu nhập chịu thuế được quy định cụ thể tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

Các khoản thu nhập chịu thuế

…

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp sau:

b.1) Trợ cấp, phụ cấp ưu đãi hàng tháng và trợ cấp một lần theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công.

b.2) Trợ cấp hàng tháng, trợ cấp một lần đối với các đối tượng tham gia kháng chiến, bảo vệ tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế, thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ.

b.3) Phụ cấp quốc phòng, an ninh; các khoản trợ cấp đối với lực lượng vũ trang.

b.4) Phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với những ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm.

b.5) Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực.

b.6) Trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, mức hưởng chế độ thai sản, mức hưởng dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ sau thai sản, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thất nghiệp và các khoản trợ cấp khác theo quy định của Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội.

b.7) Trợ cấp đối với các đối tượng được bảo trợ xã hội theo quy định của pháp luật.

b.8) Phụ cấp phục vụ đối với lãnh đạo cấp cao.

…

Bên cạnh đó, căn cứ tại Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 quy định về mức giảm trừ gia cảnh như sau:

Mức giảm trừ gia cảnh

Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 26/2012/QH13 như sau:

1. Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);

2. Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Như vậy, đối với cá nhân không có người phụ thuộc thì phải nộp thuế TNCN khi có tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 11 triệu đồng/tháng.

Thu nhập trên là thu nhập từ tiền lương, tiền công đã trừ các khoản sau:

- Các đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện, đóng góp từ thiện, khuyến học, nhân đạo.

- Thu nhập được miễn thuế thu nhập.

- Các khoản không tính thuế thu nhập như một số khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền ăn trưa,…

Ví dụ, mức lương phải nộp thuế TNCN theo số người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền công tiền lương: