Quy chế, cách thức xử lý văn bản gửi đến Bộ Tài chính năm 2025? Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, lưu trữ ra sao?

Nội dung chính

• Quy chế, cách thức xử lý văn bản gửi đến Bộ Tài chính năm 2025?
• Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, lưu trữ ra sao?
• Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao văn bản đến thế nào?

Quy chế, cách thức xử lý văn bản gửi đến Bộ Tài chính năm 2025?

Căn cứ Điều 17 Quy chế kèm theo Quyết định 1018/QĐ-BTC năm 2025 quy định về xử lý văn bản gửi đến Bộ Tài chính năm 2025 như sau:

(1) Xử lý văn bản đến tại Văn phòng Bộ

Ngay khi nhận được văn bản đến, Văn phòng Bộ xác định cụ thể đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn xử lý công việc để báo cáo, xin ý kiến Lãnh đạo Bộ theo quy định tại Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính và Quy chế, Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính (trừ văn bản mật), cụ thể nguyên tắc như sau:

(i) Trình Bộ trưởng, đồng thời trình các đồng chí Thứ trưởng theo lĩnh vực được phân công đối với văn bản chỉ đạo có tính quan trọng của các đồng chí Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội, các giấy mời, công văn mời, điện khẩn, công điện, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của các đồng chí lãnh đạo cấp cao.

(ii) Trình các đồng chí Thứ trưởng đối với các văn bản đến thuộc thẩm quyền xử lý của Lãnh đạo Bộ theo lĩnh vực được phân công.

(iii) Chuyển thẳng đến đơn vị chủ trì xử lý (đối với các văn bản gửi đích danh đơn vị hoặc có nội dung trực tiếp thuộc thẩm quyền của đơn vị).

Đối với văn bản đến tại điểm (ii), (iii) khoản 1 Điều 17 Quy chế kèm theo Quyết định 1018/QĐ-BTC năm 2025, Văn phòng Bộ chuyển bản sao để báo cáo Bộ trưởng.

Trường hợp văn bản, nhiệm vụ có yêu cầu thời gian xử lý gấp, khẩn, thượng khẩn để đảm bảo thời gian, Văn phòng Bộ khẩn trương báo cáo Lãnh đạo Bộ, đồng thời thông báo, chuyển thông tin đến đơn vị chủ trì và các đơn vị liên quan để kịp thời triển khai công việc qua Hệ thống văn bản điều hành Bộ Tài chính và trực tiếp (bản giấy, điện thoại,...).

Trên cơ sở chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc yêu cầu của Văn phòng Bộ, đơn vị chủ trì phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan, chủ động, khẩn trương triển khai các công việc, kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ, đảm bảo thời gian theo yêu cầu.

Nguyên tắc giao đơn vị chủ trì xử lý, tổng hợp chung theo thứ tự ưu tiên: (1) Theo chức năng, nhiệm vụ được giao; (2) Theo đối tượng, lĩnh vực quản lý; (3) Theo khối lượng công việc, mức độ nội dung liên quan; (4) Theo lịch sử phân công trước đó; (5) Theo thẩm quyền giao phân công chủ trì của Bộ trưởng và các Lãnh đạo Bộ.

Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh gửi Bộ Tài chính và Lãnh đạo Bộ Tài chính, Thanh tra Bộ thực hiện nhiệm vụ đầu mối, chủ trì tiếp nhận theo dõi, quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; tùy theo nội dung Thanh tra Bộ sẽ phối hợp với các đơn vị trong Bộ để xử lý theo thẩm quyền và theo quy định.

(2) Xử lý văn bản đến và giải quyết công việc tại đơn vị chuyên môn

Sau khi Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo tại các văn bản đến và văn bản được chuyển cho các đơn vị để kịp thời xử lý.

- Đối với văn bản có nhiều nội dung phức tạp cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị liên quan, Thủ trưởng đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động dự thảo nội dung xin ý kiến hoặc xác định cụ thể nội dung xin ý kiến, chỉ gửi lấy ý kiến các đơn vị liên quan (tại văn bản lấy ý kiến ghi đầy đủ thông tin đầu mối, số điện thoại liên hệ);

Các đơn vị phối hợp có trách nhiệm nghiên cứu, trả lời đảm bảo chất lượng, đầy đủ, rõ ràng, cụ thể đối với các nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và đảm bảo thời hạn.

Đơn vị chủ trì tập hợp ý kiến tham gia của đơn vị phối hợp để hoàn chỉnh dự thảo. Thủ trưởng đơn vị phải kiểm tra, xem xét kỹ trước khi trình ký, trường hợp cần thiết thì tổ chức họp lấy ý kiến góp ý trong nội bộ đơn vị hoặc họp với các đơn vị liên quan để thống nhất nội dung văn bản. Thủ trưởng đơn vị chủ trì phải chịu trách nhiệm chính về nội dung, thời hạn của văn bản trả lời, góp ý.

Về thời gian: Các đơn vị chủ động xử lý công việc theo thời hạn đã được phê duyệt kể từ khi nhận được tài liệu (bản giấy/bản điện tử) đến khi trình Lãnh đạo Bộ hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc trong thời hạn 07 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tài liệu) đối với các văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, báo cáo lớn; 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tài liệu) đối với các công việc thường xuyên khác.

Đối với các văn bản có yêu cầu xử lý gấp thì thực hiện theo thời gian yêu cầu. Thời hạn giải quyết đối với các công việc có quy định thời hạn xử lý tại các văn bản quy phạm pháp luật thi thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tiếp tục hoàn thiện hồ sơ ngay khi có ý kiến chỉ đạo của Bộ.

- Các đơn vị được giao nhiệm vụ phối hợp có trách nhiệm chủ động nghiên cứu và có ý kiến tham gia đảm bảo chất lượng, đầy đủ, rõ ràng, cụ thể đối với nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và gửi về đơn vị chủ trì đúng thời hạn để đơn vị chủ trì tổng hợp trình Bộ theo nguyên tắc:

(i) Đơn vị phối hợp chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ và pháp luật về ý kiến tham gia; ý kiến tham gia là một phần không tách rời trong hồ sơ lưu trữ;

(ii) Đối với nội dung gửi đơn vị phối hợp tham gia ý kiến (mà đơn vị chủ trì đã dự thảo nội dung) nếu đến hạn không có ý kiến tham gia được hiểu là thống nhất với nội dung dự thảo của đơn vị chủ trì;

(iii) Tại tờ trình Bộ, đơn vị chủ trì tổng hợp và báo cáo rõ việc tham gia của các đơn vị và nêu rõ chính kiến của đơn vị chủ trì, nếu không tiếp thu cần báo cáo rõ cơ sở, lý do; lưu hồ sơ tham gia ý kiến của các đơn vị theo đúng Quy chế lưu trữ của Bộ Tài chính.

Quy chế, cách thức xử lý văn bản gửi đến Bộ Tài chính năm 2025? Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, lưu trữ ra sao? (Hình ảnh Internet)

Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, lưu trữ ra sao?

Căn cứ Điều 16 Quy chế kèm theo Quyết định 1018/QĐ-BTC năm 2025 quy định về tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao văn bản đến như sau:

(1) Văn phòng Bộ có trách nhiệm là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến Bộ Tài chính, luân chuyển, xử lý văn bản đến và quản lý văn bản phát hành, văn bản đi theo đúng Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính, Quy chế, Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính và Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính;

Đôn đốc lập hồ sơ theo dõi thời gian xử lý văn bản tại các đơn vị và báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản của các đơn vị tại cuộc họp giao ban hằng tháng của Bộ.

(2) Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tình hình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu của đơn vị mình. Đơn vị có trách nhiệm thống kê, cập nhật đầy đủ văn bản và thông tin về quá trình xử lý văn bản của đơn vị vào sổ hoặc máy tính theo chương trình quản lý văn bản, thông tin của Bộ, báo cáo Bộ (qua Văn phòng Bộ) kết quả xử lý văn bản hằng tháng, cùng với báo cáo đánh giá chương trình công tác giao ban hằng tháng của đơn vị.

(3) Công chức, viên chức, người lao động chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị trong việc xử lý văn bản đến đúng nội dung, thủ tục và thời hạn; lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo Quy định bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Tài chính.

(4) Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp - Thư ký) có trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ tài liệu trình Lãnh đạo Bộ và hoàn trả đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho các đơn vị kịp thời ngay sau khi Lãnh đạo Bộ xem xét, cho ý kiến chỉ đạo hoặc ký duyệt.

(5) Cục Công nghệ thông tin và chuyển đổi số có trách nhiệm quản lý hướng dẫn khai thác và duy trì hoạt động liên tục, thông suốt của chương trình quản lý văn bản, điều hành cửa Bộ. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm khai thác, sử dụng chương trình quản lý văn bản, điều hành trong công tác quản lý văn bản của đơn vị.

(6) Văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ công việc do các công chức, viên chức, người lao động phụ trách phần việc đó thực hiện và lưu trữ theo Quy chế lưu trữ của Bộ Tài chính. Khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu, công chức, viên chức, người lao động phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người mới thay và có sự xác nhận của Lãnh đạo đơn vị.

(7) Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo Quy chế lưu trữ của Bộ Tài chính.

Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao văn bản đến thế nào?

Căn cứ Điều 16 Quy chế kèm theo Quyết định 1018/QĐ-BTC năm 2025 quy định về tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao văn bản đến như sau:

Quy trình tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, giải quyết văn bản đến được thực hiện trên môi trường điện tử xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi (trừ những nội dung thuộc bí mật nhà nước hoặc trong trường hợp hệ thống xử lý văn bản điện tử gặp sự cố) và theo quy định tại Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính.