Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp vào thời điểm nào? Doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

Nội dung chính

• Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?
• Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những gì?
• Doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp khi nào?

Theo khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong hai trường hợp sau đây:

- Tại thời điểm người có thu nhập bị khấu trừ thuế yêu cầu tổ chức khấu trừ thuế giao chứng từ.

- Tại thời điểm ký chữ ký số trên chứng từ điện tử trong trường hợp khấu trừ thuế điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp vào thời điểm nào? (Hình ảnh từ Internet)

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau đây:

- Đối với người lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ:

+ Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần khấu trừ;

+ Cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

- Đối với người lao động không ký hợp đồng tháng từ 3 tháng trở lên:

Chỉ cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một kỳ tính thuế.

Lưu ý: Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.